Objetivo
O objetivo dessa Política é fornecer diretrizes de conduta e orientação para a tomada de decisão de colaboradores e terceiros que se relacionam com a Mene Portella a fim de reforçar e fomentar elevados padrões de transparência, ética e integridade, na prevenção e combate de atos corruptivos relacionados a agentes públicos ou privados, sempre em conformidade com nossa Missão, Visão e Princípios, com os Códigos de Condutas, demais Políticas e Procedimentos internos e a legislação vigente, no Brasil ou no exterior.
Essa Política deve ser lida e interpretada em conjunto com o Código de Conduta e demais políticas e procedimentos internos relacionadas ao Programa de Integridade da Mene Portella.
Aplicabilidade
As diretrizes dessa Política se aplicam a todas e todos colaboradores da Mene Portella, em qualquer nível hierárquico, sejam conselheiros, no exercício das suas funções, lideranças, colaboradores e terceiros.
Diretrizes Gerais
A Mene Portella não tolera atos corruptivos em nenhuma hipótese, incluindo pagamentos de facilitação, no Setor Público, no Setor Privado ou no Terceiro Setor, sem qualquer distinção.
A corrupção, também conhecida como suborno ou propina, pode acontecer por condutas ativas ou passivas:
Corrupção Ativa: quando uma pessoa, colaborador ou terceiro que age em nome ou interesse da Mene Portella , promete, oferece, dá ou autoriza vantagem indevida a agente público ou privado, assim como as pessoas a ele relacionadas (como parentes, amigos, sociedades ou outros relacionamentos), especialmente para que pratique ou deixe de praticar um ou mais atos, lícitos ou não.
Corrupção Passiva: quando uma pessoa, colaborador ou terceiro que age em nome ou interesse da Mene Portella, ou ainda pessoas relacionadas (como parentes, amigos, sociedades ou outros relacionamentos), recebe, exige, aceita promessa ou autoriza o recebimento de vantagem indevida, de agente público ou privado, especialmente para que pratique ou deixe de praticar um ou mais atos, lícitos ou não.
A vantagem indevida pode se configurar por meio de recursos ou ativos financeiros, como dinheiro em espécie e transações f inanceiras, ou concessões de valor econômico-financeiro, direto ou indireto, como, mas não se limitando, presentes, despesas de hospitalidade (passagens, hospedagens, traslados, refeições, entretenimento), cursos e capacitações, indicações para cargos ou empregos, empréstimos, garantias, doações e patrocínios.
Relacionamentos institucionais e contratuais com o setor público
Respeitamos a atuação do Estado, nacional ou estrangeiro, em qualquer esfera, tanto como regulador, fiscalizador ou gestor de políticas e serviços públicos, quanto como parceiro na realização e concretização de nossos projetos. Por isso, em todos os relacionamentos com agentes públicos, sejam institucionais ou contratuais, assumimos padrões de conduta com a mais clara e absoluta legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
As relações institucionais e contratuais com a administração pública, nacional ou estrangeira, em todos os níveis, esferas e Poderes, podem se dar de diversas formas, como:
a) Solicitação e obtenção de alvarás, licenças, autorizações e certidões;
b) Pagamento de tributos (impostos, taxas, contribuições, multas e outros);
c) Regulação e fiscalização (corpo de bombeiros, fiscal do trabalho, vigilância sanitária e outros);
d) Licitações ou fornecimento (bens e serviços);
e) Condução de processos administrativos ou judiciais;
f) Execução de contratos ou termos (parceria, concessão, convênio, cooperação e outros);
g) Entre outras.
Antes, durante ou mesmo após o encerramento desses relacionamentos, nenhum colaborador ou terceiro que age em nome ou interesse da Mene Portella deve prometer, oferecer, dar ou autorizar vantagem indevida a agente público, assim como as pessoas a ele relacionadas (como parentes, amigos, sociedades ou outros relacionamentos), especialmente para que pratique ou deixe de praticar um ou mais atos, lícitos ou não.
Relacionamentos institucionais e contratuais com o setor público
Os pagamentos devidos à Administração Pública, como impostos, taxas, acordos, multas e qualquer outro pagamento requisitado devem ser realizados somente quando previstos em lei ou regulamento.
Também devem ser realizados por meio de guias de arrecadação cujo beneficiário seja o órgão ou entidade da administração pública competente e por transações bancárias provenientes de contas de titularidade da Mene Portella . Em nenhuma hipótese pagamentos para a administração pública devem ser realizados em dinheiro em espécie ou em transações bancárias destinadas a contas de pessoas físicas ou jurídicas terceiras.
São proibidos ainda, “pagamentos de facilitação” (também nominados de pagamentos por atos de rotina ou taxas de agilização), que são desembolsos destinados direta ou indiretamente à agentes públicos visando agilizar, retardar ou ignorar atos governamentais burocráticos sob responsabilidade
destes ou sob os quais tenham influência, salvo quando expressamente autorizados na legislação e respeitadas as disposições acima mencionadas.
Todas as transações devem ser devidamente contabilizadas, com clareza, autenticidade, legalidade, veracidade e disponibilidade, especialmente para indicar datas, valores, objeto, titular e beneficiário.
Relacionamentos institucionais e contratuais com o setor privado e terceiro setor
As relações institucionais e contratuais da Mene Portella também podem acontecer com agentes privados (pessoas físicas e jurídicas do Setor Privado ou do Terceiro Setor), nacionais ou estrangeiros, seja por meio de nossos colaboradores, seja por intermédio de parceiros, fornecedores e prestadores de serviços.
Nestes relacionamentos, todos devem estar atentos com casos que impliquem prometer, oferecer, dar ou autorizar, assim como solicitar, receber ou aceitar promessa de recursos ou dinheiro, mas também de presentes, refeições, viagens, hospedagens, traslados, alimentação e toda e qualquer despesa de logística, favores, entretenimentos, entre outros, que possam representar uma vantagem indevida.
Pagamentos a pessoas do setor privado ou terceiro setor só podem ser autorizados e realizados mediante a devida comprovação do objeto contratado e da respectiva
contraprestação financeira como uma obrigação da Mene Portella. Também devem ser realizados por meio de boletos bancários ou transações bancárias cujo beneficiário seja a pessoa física ou jurídica contratada.
Ainda, todos aqueles que atuam com lançamento e aprovação de pagamentos (como pagamentos a fornecedores, parceiros, consultores, terceiros, contas de consumo e demais despesas) devem se assegurar a inexistência de reais ou potenciais de conflito de interesses em suas atividades ou que estejam condicionados ou vinculados a troca de favores e vantagens indevidas.
Hospitalidades, brindes, presentes e outras concessões
Toda oferta ou recebimento de brindes, devem ser legítimas e estar em consonância com nossa Política de Brindes, e as outras políticas e procedimentos do Programa de Integridade da Mene Portella.
Nenhum colaborador ou terceiro que age em nome ou interesse da Mene Portella deve receber, exigir, aceitar promessa ou autorizar o recebimento dessas concessões, especialmente para que pratique ou deixe de praticar um ou mais atos, lícitos ou não. Da mesma forma, nenhum colaborador ou terceiro deve prometer, oferecer, dar ou autorizar essas concessões a agente público ou privado, assim como as pessoas a eles relacionadas, especialmente para que pratique ou deixe de praticar um ou mais atos, lícitos ou não.
Situações que possam ser conflitantes com as disposições desta Política devem expressamente comunicadas ao Comitê de Ética da Mene Portella, assim como aprovada pela Alta Direção.
Contratação de agentes públicos e ex-agentes públicos
A Mene Portella , em regra, não contratam agentes públicos em exercício ou licenciados, para prestação de serviço ou fornecimento de bens, especialmente quando o órgão ou entidade da administração pública que tenham origem possua ou venha a ter um relacionamento instrucional ou contratual com a Mene Portella.
Também é importante observar que tais restrições de contratações com expectativa de obtenção de vantagem indevida se aplicam também a parentes, amigos, sociedades ou pessoas indicadas por agentes públicos ou ex-agentes públicos. Assim, sempre que um ex-agente público ou pessoas a ele relacionada concorram a uma posição de colaborador, fornecedor ou parceiro da Mene Portella, devem ser submetidos aos mesmos procedimentos e condições aplicadas a outros candidatos (sejam contratações de colaboradores ou de empresas).
Doações ou Contribuições a Partidos Políticos ou Candidatos a Cargos Públicos
Enquanto instituição, somos apartidários. Além disso, como determina a Lei Federal 9.504/1997 (Lei Eleitoral) e a Lei Federal 9.096/1995 (Lei dos Partidos Políticos), pessoas jurídicas não podem realizar qualquer tipo de doação ou contribuição político-partidárias.
Dessa forma, a Mene & Portella não realizam nenhum tipo de doação e contribuição (como pagamento de prestadores de serviços, custeio de despesas de campanha, serviços gráficos entre outros) de natureza política, assim como não se envolve em atividades político-partidárias.
Ninguém, incluindo, mas não se limitando a colaboradores, prestadores de serviços, fornecedores ou parceiros, como pessoa física ou jurídica, está autorizado a realizar doações ou contribuições político-partidárias em nome da Mene Portella.
Contratação com parceiros, fornecedores e prestadores de serviço
A legislação nacional e estrangeira prevê a responsabilização de pessoas jurídicas por atos corruptivos que sejam praticados direta ou indiretamente, ou seja, por meio de seus colaboradores ou de terceiros, como parceiros, fornecedores e prestadores de serviços.
Dessa maneira, todas e todos colaboradores que se relaciona
com esse público e que exponha a Mene Portella ao risco de corrupção pública ou privada, assume o dever de controle, fiscalização e monitoramento do(s) terceiro(s) com que se relaciona.
Esse dever é individual de cada responsável pela contratação e tem início desde antes da assinatura do contrato, com a condução de diligências apropriadas para avaliação do histórico cadastral, jurídico e reputacional do terceiro (due diligence).
Passa pela assinatura do contrato, que nesses casos deve ter a previsão da cláusula de compliance anticorrupção, e quando deve levar ao(s) terceiro(s) as responsabilidades e deveres que assumem com a Mene Portella. E, por fim, deve ser estabelecer durante toda a relação contratual, com comunicações claras e contínuas e monitoramento de cumprimento dessas responsabilidades e deveres.
Transparência e fidelidade nos livros e registros contábeis
Todos os livros e registros contábeis da Mene Portella devem ser mantidos atualizados e detalhados o máximo possível e devem refletir razoavelmente todas as transações e disposição de bens, com a documentação de comprovação adequada cumprindo todas as regras, leis e regulamentações em vigor, inclusive referentes a essa Política.
